Seguindo a mesma linha de raciocínio que abordamos ao citar a importância de contratar uma contabilidade especializada em seu negócio, passamos a citar os principais erros contábeis que podem passar despercebidos e assim prejudicar a sua empresa.
A contabilidade em geral, demanda a contratação de profissionais de confiança do empresário, tendo em vista que serão os responsáveis por organizar as informações financeiras para cumprimento das burocracias exigidas pela legislação.
Especialmente porque, para todo erro relacionado a procedimentos fiscais, contábeis ou tributários; a legislação prevê algum tipo de penalidade que, em regra, gera prejuízo financeiro à empresa.
Além do prejuízo financeiro, eventuais equívocos praticados pelo profissional de contabilidade que não detiver a sua confiança no sentido na expertise no seguimento empresarial, podem gerar retrabalhos.
Independentemente disso é interessante que você, empresário, conheça quais são os erros contábeis mais comuns, pois, assim, ao menos enquanto não localiza o profissional da contabilidade especializado no seu segmento empresarial, pode se resguardar de eventuais prejuízos.
- Ausência de uma agenda tributária interna.
As obrigações tributárias municipais, estaduais e federais não, necessariamente, são exigidas nas mesmas datas ou periodicidades.
Inclusive, cada qual é regulamentada por legislações próprias, instituídas em favor dos órgãos de fiscalização que, além disso, possuem a faculdade de editar atos e portarias complementares.
Nem mesmo todas as empresas submetem-se aos mesmos tributos. Ainda que em algumas situações haja semelhança, as obrigações de pagamento ou para a entrega de informações e documentos diferenciam-se de acordo com o segmento da empresa.
Logo é de extrema importância, com o intuito de evitar o atraso na apuração de tributos, bem como na realização e entregas de informações e/ou documentos, que a sua contabilidade tenha para demonstrar quando for solicitado: uma agenda tributária interna – contendo planejamentos com datas e especificações.
Em tais planejamentos, contudo, não necessariamente precisará conter todas as informações relativas ao negócio, mas, ao menos, a organização em aspecto geral, contemplando especialmente os tributos que precisam ser recolhidos pela sua empresa.
Caso não haja uma agenda tributária interna, o que, infelizmente é muito comum entre os contadores, os equívocos correspondentes à atrasos nas obrigações que precisam ser cumpridas, acabam sendo inevitáveis.
- Erro nas declarações ou no cálculo de impostos.
Além da necessidade de prestar informações em prazos ou períodos pré- determinados pelas legislações municipais, estaduais e federais, conforme abordado anteriormente; também é importante que tais informações sejam prestadas de forma correta.
Ou seja, alguns tributos precisam de declarações prévias para serem calculados e lançados pelo fisco – como é o caso do IPTU, ITBI e do II, entre outros.
No entanto, não sendo as informações prestadas de modo adequado, pode o fisco realizar o lançamento de ofício, o qual será, ainda, acrescido de juros e multa.
Outros tributos (a exemplo do IR, ICMS, ISS-qn, IPI) devem ser antecipadamente calculados pelo contribuinte, por meio de sua contabilidade própria, a fim de que, com base neste cálculo, o pagamento seja antecipado.
Nem sempre, os cálculos tributários são simples, tendo em vista que além da situação que enseja a incidência por si só, acaba sendo extensiva a margem para realizar o abatimento por meio do reconhecimento de créditos vinculados ao exercício da atividade empresarial.
Dessa forma, na situação de não estar o cálculo adequado às demais informações contábeis – o que, infelizmente, acaba sendo muito comum – pode o fisco em até 05 (cinco) anos não homologar o pagamento antecipado pelo contribuinte e, a partir daí, também aplicar penalidades.
Mas, não apenas isso. O erro de cálculo também pode ser a maior, gerando prejuízos à empresa no pagamento tributário além do necessário.
Assim, um erro que pode inicialmente parecer pequeno, se não for prevenido ou corrigido rapidamente, pode gerar tremendos prejuízos à empresa.
- Confundir as finanças dos sócios com as empresariais
A definição de uma agenda tributária periódica e o acerto nas declarações das obrigações e nos cálculos dos tributos demonstram a organização da contabilidade empresarial.
No entanto, se não houver a exata separação entre as finanças dos sócios e da empresa, tal organização não será suficiente para prevenir os riscos ou exposição que pode gerar prejuízos à sua empresa.
Os fundamentos para o fluxo de caixa – contendo justificativas para a entrada e saída de valores, mediante o controle de contas e do faturamento – é essencial para a sobrevivência da empresa.
No entanto, não somente para isso. Mas, também, para servir como forma de possibilitar o cumprimento das próprias obrigações tributárias, que na maior parte das situações, refletem sobre os ganhos advindos da realização de operações ou obtenção de patrimônio.
Sem o controle advindo da independência do patrimônio do estabelecimento empresarial, misturando-o com o dos sócios pode, ainda, o fisco entender que pretende o contribuinte realizar sonegação fiscal que, inclusive, é considerado como crime de ordem econômica.
Pelo contrário, ou seja, se a confusão entre os patrimônios pessoais e o empresarial gerar o aumento do segundo, também poderá haver prejuízos, essencialmente, pois, aos gestores que na maior parte das situações se limitam a verificar os relatórios finais, pode passar a percepção de que a empresa está em um falso crescimento sustentável.
Assim, individualizar as finanças, bem como manter a contabilidade em conjunto com todos os livros e declarações exigidos pela legislação, de acordo com o planejamento que, inicialmente precisa ser efetuado é essencial para a saúde financeira de sua empresa, visando assegurar o constante crescimento econômico real.
Considerações finais
Os erros contábeis citados acima estão entre os mais comuns. No entanto, muitos outros podem ocorrer quando a sua contabilidade é realizada por profissionais que não são especializados na sua atividade.
Assim, considerando que as consequências dos erros presentes podem gerar prejuízos a um futuro não muito próximo – já que os prazos tributários de lançamentos são vinculados, em regra, para até cinco anos – o recomendável é contratar um escritório de contabilidade especializado em seu segmento empresarial ou, então, adotar a prática de revisão contábil.
Revisar os lançamentos, pagamentos e informações contábeis de sua empresa, lhe trará segurança de rapidamente poder reparar eventuais erros, prevenindo a idoneidade financeira.
Isso, também em atenção às oportunidades que periodicamente são instituídas, tal como é o caso de parcelamentos e regimes especiais, refinanciamentos, isenções, reduções da base de cálculo, dentre outras benesses.
Importante lembrar que, sendo estratégico, o planejamento tributário servirá para a tomada de decisões gerenciais, desde a definição de fluxo de trabalho e o desenvolvimento tanto do setor, como do seu negócio como um todo.
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