O livro caixa é o instrumento contábil que serve para organizar as informações financeiras do profissional autônomo.
Nele, são escrituradas, mensalmente e em ordem cronológica, todas as receitas e despesas correspondentes ao trabalho do profissional autônomo, como é o caso, por exemplo, dos médicos, engenheiros, advogados, dentistas, veterinários, professores, economistas, contadores, jornalistas, pintores, escritores, entre outras profissões assemelhadas. A lista é extensa, podendo ser incluídos, também, os titulares dos serviços notariais, de registro, os leiloeiros e os corretores.
Com isso, torna-se possível identificar, por meio da somatória anual das receitas obtidas, subtraídas pelas despesas essenciais ao exercício do trabalho autônomo, a quantia que de fato, gerou acréscimo patrimonial ao profissional em determinado ano.
E, tal identificação não só é importante para fins de controle financeiro, mas, também, para as declarações de imposto de renda.
Isso porque, o imposto de renda incide, apenas, sobre o acréscimo patrimonial auferido anualmente pelo contribuinte. Logo, no caso dos trabalhadores autônomos, autoriza-se o abatimento de forma real ou presumida, das despesas que sejam essenciais ao exercício da atividade, de modo a verificar o resultado efetivo oriundo da atividade.
Dessa forma, se não for adequadamente elaborado o livro de caixa, o profissional autônomo, além de correr o risco de perder o controle dos verdadeiros rendimentos de sua atividade, pode ficar sujeito ao maior recolhimento de imposto de renda perante a Secretaria da Receita Federal.
— Mas, quais são as receitas e despesas que precisam ser lançadas no livro caixa?
A definição de receita é muito simples, correspondendo basicamente aos honorários, remunerações ou qualquer outro nome que possa ser atribuído para referir-se aos pagamentos recebidos, como forma de contraprestação aos serviços autônomos executados.
Já, para abordar-se o conceito de despesa que importa para a escrituração do livro caixa, há necessidade de ir um pouco além do primeiro pensamento relativo aos gastos arcados pelo prestador de serviço autônomo.
Em outras palavras: a despesa relevante à escrituração mensal no livro caixa é aquela que se vincula diretamente ao serviço prestado – podendo, em virtude disso, ser “dedutível” (isto é, abatida, diminuída ou reduzida) no cálculo do imposto de renda.
— Mas, o que se considera despesa dedutível?
São dedutíveis, as despesas de custeio que são necessárias à obtenção de receita e a manutenção da fonte produtora (assim considerada como sendo a atividade autônoma exercida), desde que possam ser comprovadas por documento idôneo, como é o caso de recibos e notas fiscais.
Resguardadas as variações da essencialidade da despesa, de acordo com a natureza da atividade exercida, em linhas gerais, são dedutíveis do imposto de renda, os valores pagos a título de aluguel do imóvel comercial, contas de água, luz, internet e telefone ou, se for o caso, os gastos com equipamentos médicos e, também, com os bens próprios adquiridos para consumo (a exemplo de material de escritório, de limpeza, luvas, máscaras, objetos utilizados em reparos, etc.).
Logo, observado, sempre, o raciocínio da direta vinculação das despesas ao exercício das atividades, em conjunto com o arquivo de documentos comprobatórios, também podem ser dedutíveis os valores destinados ao pagamento de contribuições às entidades de classe, custos com roupas especiais, livros, jornais, gastos com publicidade e propaganda, com o aprimoramento profissional (a exemplo de encontros científicos, congressos, seminários), entre outras.
Contudo, em algumas situações, mesmo que determinada despesa possa ser vinculada à atividade exercida, a Secretaria da Receita Federal pode obstar a declaração na forma de dedução, como forma de evitar fraudes. É o caso, por exemplo, das despesas com transporte, locomoção, combustível, manutenção e estacionamento de veículo próprio, exceto na situação onde o contribuinte for o representante comercial autônomo e comprove que tenha arcado com tais despesas.
Outro exemplo são as despesas com aluguel, energia, agua, gás, taxas, impostos, telefones, condomínio quando o imóvel de estabelecimento profissional é, também, utilizado como residência. Mas, aqui, a vedação não é integral, admite-se que, nas situações onde não for possível comprovar a divisão de gastos – entre o espaço destinado ao escritório ou consultório, por exemplo, e aqueles que remetem a residência – a inclusão de até vinte por cento do total, como despesa escriturada no livro caixa. Isso, no entanto, não se estende à situação, onde a destinação compartilhada corresponda a um imóvel próprio do contribuinte.
Dessa forma, além de avaliar a qualidade da despesa (se é dedutível, pois essencial serviço prestado), o responsável pela elaboração do livro caixa deve conhecer os regramentos editados constantemente pela Secretaria da Receita Federal.
— E se eu, trabalhador autônomo, contribuinte do imposto de renda, tiver mais despesas do que receitas?
O valor das despesas dedutíveis, escrituradas em livro caixa, está limitado ao valor da receita mensal recebida.
No entanto, como a escrituração mensal é realizada como forma de possibilitar o ajuste anual de imposto de renda, podem as despesas escrituradas no livro caixa que excederem as receitas recebidas naquele mês, serem somadas às despesas dos meses subsequentes, até dezembro do mesmo ano-calendário.
E, pelo mesmo motivo que antes dá margem para aumentar as despesas dedutíveis do contribuinte (mediante soma do excesso nos meses subsequentes), o ajuste anual impede que haja declaração de excesso no mês de dezembro. Assim, só poderão, no ultimo do mês do ano, serem escrituradas as despesas com o limite máximo em atenção às receitas recebidas.
— Como proceder nas situações onde não forem arquivados os documentos comprobatórios das despesas ou não houver controle por livro de caixa mensal?
Muito embora a recomendação inicial seja de escriturar as despesas dedutíveis de imposto de renda, mediante a realização mensal de livro caixa, pode, no ato do envio da declaração do imposto de renda à Secretaria da Receita Federal, o contribuinte optar pelo modelo simplificado.
No modelo simplificado da declaração do imposto de renda, admite-se uma dedução presumida (que, atualmente, corresponde a vinte por cento dos rendimentos tributáveis), sem a necessidade, portanto, de comprovar quais seriam os desembolsos deduzidos.
Contudo, ainda que pareça mais fácil, nem sempre é vantajoso optar pela declaração simplificada. É o caso do contribuinte do imposto de renda com despesas dedutíveis em valor total superior àquele que a Secretaria da Receita Federal considera como presumido.
Por conta disso, ainda que você, contribuinte, tenha o costume de optar pela declaração de ajuste anual no modelo simplificado, a escrituração de receitas e despesas no livro caixa mensal é, assim mesmo, muito importante, seja para analisar se, com a declaração das deduções reais pode o imposto de renda ser mais reduzido, seja para o controle da rentabilidade de sua atividade profissional, possibilitando-lhe um crescimento sustentável em meio às oscilações do mercado, com o planejamento de novos objetivos.
Ainda temos tempo de organizar os seus rendimentos do ultimo ano. A data da entrega da declaração de imposto de renda do exercício de 2020, relativa ao ano-calendário de 2019 foi postergada para 30 de junho de 2020.